社会主义新农村建设是“十一五”期间中央提出的一项重要的历史任务。档案部门要积极推进“生产发展、生活富裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的新农村建设，为农民在生产、生活及自治管理中建立和提供档案服务。为保护农民的利益，提高农民的素质，构建法制社会、文明社会、和谐社会作出应有的贡献。这是当前农业和农村档案工作的主题，也是今后相当长的时期内的工作任务。那么，在新的历史时期，基层档案部门的档案利用工作如何适应和服务于社会主义新农村建设呢，下面是笔者的一些粗浅的认识。

        一、以利用为基础，研究需求行为和心理，增强服务针对性

        随着经济社会的发展，为维护自身的利益，农民开始越来越多地走进档案馆，他们因拆迁、贷款、户口迁移、婚姻变故而来档案馆查阅以婚姻、建房为主的档案，成为这几年的利用主体和热点。以2008年为例，如皋市档案馆全年共接待档案利用3633人次，调阅档案7629卷，出具证明材料3902份1136人次，其中52%为农村档案利用者。根据这几年档案利用实践，农民利用档案有如下一些特点 ：

        1、缺乏查档经验：查档经验是利用者在社会活动中获得的利用档案的知识和技能。任何人的查档经验来自外界刺激和经实践自我产生两条途径。外界刺激便是档案宣传。由于宣传不力，档案馆在许多人心目中“官方”色彩比较浓，是个很神秘的地方，不敢轻易进入。农村档案利用者大多未来过档案馆，不知什么是档案，档案馆在什么地方，保存哪些档案，如何查找自己所需的材料等等。因为不了解查档案手续，不知有合法证件即可查阅档案，许多人通过熟人转了几道弯来查档。由于查档经验的缺乏，档案利用中常有畏惧、紧张等心理，他们小心谨慎地走进档案馆，不敢大声讲话，对接待人员依赖性强，接待人员的态度会对其利用心理和行为产生直接影响。

        2、受教育程度不高：用户的知识水平，对其利用需求的产生和实践具有直接的影响。农村有知识、有文化的年青人现在大多外出务工，需要用到档案时，自己不能赶回来，常常是让留守家中的老人来档案馆查阅。来档案馆查档农民大多文化程度不高，有些人甚至一字不识，连自己的名字都不会写，不能准确地表达利用需求，说不清具体时间、地点、问题等查档要素。由于不识字或视力原因，有人下了车，到了档案馆门口，却找不到接待室。由于对有关法律的不了解，许多人提出将查到的档案中的姓名、时间改成自己需要的等不合理的要求。

        3、目的性强，利用需求单一：农村档案利用者到档案馆来的目的很明确，寻找能够解决某一问题的凭证或依据。利用需求比较单一，如为迁户口而来查阅家里的建房档案，为领养老金而来查阅本人的婚姻档案，它不像编史修志、科学研究需要提供大量、全面、系统的资料。没有利用需求，一般不会来档案馆,来了就能把事情办好,不仅查到档案，而且了解有关政策，最好提供“一站式”服务。由于目的性太强，不了解档案形成过程，如未查到所需材料或提供的不是他需要的，有人常常会问“我当时办了手续，现在怎么没有了？”、“别人能查到，我为什么查不到？”等一系列问题，对在档案馆查不到所需材料不能理解，需要长时间的解释。

        4、从众心理重：农村档案利用者从众心理比较重。一个人查档的成功体验常常会影响本村本组一批人的查档行为。一传十，十传百……引导更多的人来档案馆利用档案。在这里，利用者的宣传能起到事半功倍的效果。档案部门要发挥这些（义务）宣传员的作用，首先为其提供热情、高效服务。

        二、以需求为导向，拓展服务广度和深度，提升服务水平和档次

        针对农村档案利用者的特点，档案部门要做好如下工作：

        1、借鉴商品（宣传）手段，提高（档案）宣传贴近度。加强档案宣传（力度），使人们了解档案的作用与价值，增强利用档案的意识，这是让档案走向大众的一条重要途径。怎样使档案宣传贴近农民呢？我们可以借鉴厂家、商家宣传商品的手段，利用广播、电视等辐射面广、传播速度快、信誉度高的大众传媒，开展通俗易懂、形象生动的宣传活动，力戒空洞说教。如：在报纸上刊登档案利用典型事例，在市区繁华街道、广场制作灯箱广告、在电视上刊登公益广告或编制有关档案利用的电视短剧等。宣传要围绕档案和因档案所发生的“故事”做文章，把档案所记载的故事，征集收获，生动鲜活的利用活动作为宣传的“新闻眼”和切入点。要从农民的角度而不是宣传工作本身的角度来了解和认识档案，从农民与档案的关系中寻找宣传的结合点。使档案真正走向寻常百姓，深入千家万户。

        2、档案提前进馆，增加馆藏新鲜度。资源建设是满足利用需求的基础和前提。档案部门应根据不同的利用需求，扩大收集范围，丰富馆藏，不断增强服务能力。除正常的接收工作外，要做好与人民群众生活密切相关的土地档案、房产档案、山林权属档案、婚姻登记档案等民生档案的提前进馆工作。这部分档案的提前进馆可以满足社会对档案的利用的需要，也有利于档案的完整与安全。基层档案室人员多为兼职，平时事务繁忙，变动比较频繁，档案管理的现代化程度不高，面对越来越多的档案利用有点疲于应付。加之档案室保管条件有限，档案丢失、损坏现象时有发生，不利于档案的长久保管。而档案馆人员素质、保管条件、管理现代化程度都比基层好，档案提前进馆一方面可以充分发挥档案的效用，提高档案利用率，增强社会对档案馆的认知度，另一方面基层档案人员也可以从繁重的利用工作中解脱出来。应该说，档案提前进馆是一个互惠互利的举措。而且，婚姻、房产等档案在乡镇档案中是一个独立的体系，无论在整理编目还是保管排架上，都有它的专门和独立性，因此，这些档案提前进馆是不会影响室藏其他档案的管理的，具有显著的实施可行性。

        3、扩大利用范围，提高档案开放度。随着社会文明程度提高，现行文件中心的建立，档案保密和利用的限制已越来越不适应利用需要，我们要更新观念，以需求为导向，变被动、封闭服务为主动、开放服务，加大开放力度，加速开放进程，实现档案信息资源的社会共享。要最大限度地开放档案、文件，扩展公民享用这些公共物品的权利，不仅开放到期档案，而且开放未到期档案和文件，凡属非密或已失去密级的档案通过各种方式向社会开放，为百姓服务。及时了解社会需求，尽可能开放对社会利用面广、利用量大、利用频繁的档案，增加开放时间，实行预约全天候服务。参照政务信息公开的要求，档案开放也应以开放为原则，不开放为例外。试想如果一个部门近期的红头文件可以公开利用，而若干年前的同类文件由于归档进馆不能利用，会让人难以理解和接受。同时，简化查档手续，对农村查档者简化手续，可以避免他们因为手续问题在乡政府和档案馆之间来回奔波。只要利用要求合理，在不损害国家利益、保守秘密和保护个人隐私的前提下，利用者凭身份证等合法证明，就可以查阅相应的材料。

        4、主动沟通，增加服务亲切度。档案利用的过程，实际上是利用者与档案工作者情感交流的互动过程。档案工作者服务的态度对利用者利用档案的需求行为和心理有着直接的影响。农村的利用者，文化程度不高，没什么查档经验，接待人员不经意的言语、动作和情绪都会影响利用心理，影响利用需求的表达。接待人员要本着以人为本，用户至上的观念，真正从农民的利益出发，以热情感动利用者，以诚心对待利用者，积极地与利用者进行沟通。从心理学上讲,沟通是一种平等的交流和对话，能消除利用者不同程度的紧张感，树立利用者对档案馆的信任，在亲切、热情的氛围中完成查档。接待人员要关切地、详细地询问利用者需要查阅的档案内容以及需要解决的难题，了解利用需求，并迅速回应，利用馆藏进行仔细查阅。对利用中遇到的各类技术性问题，应不厌其烦，耐心解答，消除利用中的障碍，帮助利用者提高获取档案信息的能力，快速找到所需内容。不仅提供档案，而且提供有关的现行文件，告知办事程序和具体手续（如补办结婚证），真正为利用者着想。遇到馆藏不足的情况要进行延伸服务，主动提供相关的线索或帮助联系相关部门。这种沟通是一个双赢的过程，利用者查到了需要的材料，获得了物质和精神的满足，档案部门提高了公众认知度，树立了良好的社会形象。对于不识字的查档者，实行无障碍服务，在多问、细查、启发、核实的基础上，提高工作效率，尽量缩短等待时间，只要查档手续完备，接待人员利用电脑快速为其查到所需内容，复印盖章，代为填写借阅登记，整个过程几分钟内完成，利用者不会因为文化程度的问题而使查档受影响。

        5、借助现代手段，提高服务延伸度。随着社会的发展，档案利用的多元化，传统单一的服务方式已难以满足利用需要，档案部门要充分利用现代技术，加快档案信息化步伐，这是适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案服务水平的必由之路。首先要加快馆藏档案数字化，建立馆藏档案目录数据库和全文数据库，最终建成数字档案馆，提高馆藏档案利用率，为农民提供快捷、高效、准确的馆内查档服务。在此基础上，为最大限度地方便利用者，档案馆要将档案服务工作向基层延伸，为农民提供异地和远程服务。我们要发挥档案网站的优势，开展网上查询利用服务，满足多层次的利用需求。将开放档案信息、公开的现行文件及时上网，使习惯从网上获取信息的利用者不出家门就能查到所需材料，方便农民及时了解党和国家涉农方面的方针和政策。对利用频繁的未开放档案，提供利用线索，增强服务针对性，免除利用者来回奔波之苦。同时，要建立档案资料目录中心，将本区档案馆和各机关、团体、企事业单位的档案通过实体分散，目录集中的方法汇集起来，按照分级、分权限的方式，建立资源共享平台，为农民提供方便快捷的网络服务。现在各地正在进行政务网建设，我们要力争将档案信息化建设列入电子政务规划中，借助政务网高速、宽带、安全的网络平台，将档案资料目录中心这个信息岛与政务网（链接），建立广泛的目录查询和利用服务，形成覆盖全区的档案信息网络。这样通过网络农民在本镇档案室不但可以查到室藏档案，而且可以查到其他单位的档案和线索，方便了农民利用。在此基础上发展到与全市、全省、全国各类档案机构形成网络，实现更大范围的资源共享，满足超越时间、空间、机构的利用需求。但要注意处理好网络的利用安全问题， 每个基层档案室作为档案工作查询站，要经过严格的授权管理方式进行档案利用查询。

        社会主义新农村建设是档案工作面临的历史机遇，档案部门要抓住机遇，积极探索，不断创新，从农民最关心的、农村经济发展最急需的工作入手，因地制宜，因势利导地开展工作，要注重实效，以广大农民群众的满意度作为衡量工作的尺度和标准，开创农业和农村档案工作的新局面，更好地为建设社会主义新农村服务。