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浅谈公安档案鉴定销毁
作者:admin    文章来源:办公室    点击数:1690    添加时间:2014/8/13 16:25:27    【打印文章

 

浅谈公安档案鉴定销毁
许 虎
随着公安实体档案数量逐年增多,档案库房压力不断加大,如何有效解决涨库问题,是各级公安机关面临的新课题。笔者通过对县级公安机关及所队档案保管现状进行深入调研认为,面对建国以来公安机关形成的长期、短期保存的文书、业务(专业)档案从未开展过价值鉴定的实际,应依据《档案法》、《档案法实施办法》、公安部印发的《公安档案鉴定工作办法》及各类档案管理办法,以全面的、历史的、客观的、发展的观点,积极稳妥地开展公安档案鉴定销毁工作,切实解决档案只进不出的问题。
一、公安档案鉴定销毁的原则
公安档案鉴定销毁应遵循留存从宽、销毁从严、保密优先、分级处理的原则。
(一)依据法规鉴定销毁。一是《江苏省档案管理条例》第二十三条规定:各级各类档案馆(室)应当定期对档案价值进行鉴定,如有争议不能确定时,可由上一级档案管理部门组织有关部门、专家鉴定。经鉴定无保存价值的档案,应当按照有关规定组织销毁;二是公安部《公安业务档案管理办法》第四十二条规定案卷到期后,要组织鉴定。在机关分管领导主持下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,提出存毁意见。对不需要继续保存的应当登记造册,经机关领导批准后销毁
(二)鉴定销毁基本原则。一是档案未经鉴定审核,不得销毁。二是库藏档案材料按照形成之日起保管期限长期达50年、短期达10年进行鉴定。三是机关保存的通案记录和所队形成的会议记录到期的不列入销毁,按30年保管期限以件归档延期保管。四是列入待销毁材料必须逐卷、逐件登记造册,保存2年后,报局分管领导签字销毁,鉴定组成员、监销成员一并在销毁清册上签字。五是档案销毁由县级公安机关统一组织实施,采用打浆的方式进行。六是销毁时要二人以上监销,确认销毁完毕后方可离开现场。七是监销人必须在销毁清册上签字,并注明销毁方式和日期。八是严禁擅自销毁档案。
二、公安档案鉴定销毁的类别
根据县级公安机关档案管理实际,1978年(含)前形成的长期(30年)保存的和1999年(含)形成的短期(10年)保存的下列档案材料需鉴定、销毁。
(一)文书档案。长期(50年)和短期(10年)保存的以卷归档文件材料。
(二)业务(专业)档案。机关保存的刑事侦察案卷、预审案卷、看守所在押犯罪嫌疑人案卷、劳动教养呈报审批案卷、少年收容教养呈报审批案卷、治安处罚案卷、中国公民因私出入境案卷、事故案卷、备查案卷、行政复议诉讼案卷、户口审批案卷和派出所保存的侦查卷、治安管理处罚卷、事故特种行业卷公共场管理卷私房出租卷企业(事业)单位管理卷四类分子死亡卷撤管重点人口备查卷其它备查卷
三)户籍档案。暂住户口卷居民身份证卷。
三、公安档案鉴定销毁的标准
(一)文书档案
1、机关综合档案室和派出所、交巡警中队档案室保存的上级简报逐份鉴定,保留登载本单位文章的简报,保管期限上升为永久,并以件归档,无本单位文章的简报全部列入销毁。
2、机关综合档案室和派出所、交巡警中队档案室保存的上级下发的法规性文件、规章制度、办法等逐份鉴定,是暂行的进行查核,转为正式规章或过时效的或有新规章颁布的列入销毁;现阶段仍在执行或对目前公安业务工作有指导作用的保留,并按30年的保管期限重新整理以件归档。
3、上级下发的事务性、临时性文件逐份鉴定,过时的或废止的列入销毁,现阶段仍在执行的保留,并按10年的保管期限重新整理以件归档。
4、所、队形成的和本局下发的编发文字号的到期文件材料逐份鉴定,其中涉密的或仍在执行的保留并按10年保管期限重新整理以件归档,其余全部列入销毁。
(二)业务档案
1刑事侦察案卷(Y2)副卷逐卷鉴定,保留刑事案件立案报告表及批示材料,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。
2、侦查卷(PY2)、备查卷(Y21)逐卷鉴定,未破案件卷宗有立案报告的刑事案件保管期限延长30年予以保留;有立案报告的治安案件未破的保管期限延长10年予以保留;已破的分别对号并入保存的(PY4预审内卷)和治安管理处罚卷;其他全部列入销毁。
3、治安管理处罚卷(Y10PY3)逐卷鉴定,派出所保存的无立案报告的全部列入销毁;有立案报告、结案报告和处罚裁决书的,或当事人健在的,或重新违法犯罪的,或案件有争议,或有上访记录的,卷宗予以保留,并按30年的保管期限以卷归档;案件当事人已故满5年的治安管理处罚卷保留立案报告、调查(结案、综合)报告、处罚决定书、收缴(扣押、发还)清单,并按30年的保管期限以卷归档;其他材料列入销毁。
4、预审案卷(Y4逐卷鉴定,保留杀人案及全国有影响案件卷宗并按30年的保管期限以卷归档,其他卷宗材料保留判决书、预审终结报告,其他材料全部列入销毁。
5、看守所在押犯罪嫌疑人案卷(Y6逐卷鉴定,保留案犯释放、保外就医证明材料和案犯治病、死亡情况及鉴定结论,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。
6、劳动教养呈报审批案卷(Y7逐卷鉴定,保留审批表、综合材料和申诉及复议材料,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。
7、少年收容教养呈报审批案卷(Y8逐卷鉴定,保留审批表、呈批报告和少年收容教育决定书,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。  
8、中国公民因私出入境案卷(Y19逐卷鉴定,保留有涉外事件、违法犯罪前科、曾被上级调查人员的材料,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。
9、事故卷(Y20)逐卷鉴定,保留安全责任事故、交通肇事逃逸人员吊销驾驶证处罚、使(领)馆官员、使(领)馆车辆发生死亡1人以上及其他死亡3人以上的交通事故卷宗;致人伤残、死亡1人至2人和涉外交通事故保管期满20年的事故保留责任认定书、当事人病历原件、调解书,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁;一般程序处理的交通事故保管期满10年列入销毁;适用简易程序处理的交通事故期满5列入销毁
10、备查卷(Y21)(历史档案中定性、不定性、内部肃反、成份、杂件材料)逐卷鉴定,有血案的档案保留,30年的保管期限延期保存;当事人已故满10年,或材料未被利用,或未有上访事件,或直系亲属不是现役军人的档案,保留结论审批表,并按30年的保管期限组综合卷归档,其它材料列入销毁。
11、四类分子卷(Y23逐卷鉴定,有血案的档案保留,30年的保管期限延期保存;当事人已故满30年,或材料未被利用,或未有上访事件,或直系亲属不是现役军人的档案,保留结论审批表,并按30年的保管期限组综合卷归档,其他材料列入销毁。
12、户口审批案卷(Y31)逐卷鉴定,农转非材料保管期限延长30年予以保留;户口项目变更,当事人已故满5年的材料,列入销毁。
13、特种行业卷(PY7-1)逐卷鉴定,停业5年且无违法违纪记录的列入销毁。有违法违纪记录的保管期限延长10年予以保留。
14、公共场管理卷(PY7-2)逐卷鉴定,停业5年且无违法违纪记录的列入待销毁;有违法违纪记录的保管期限延长10年予以保留。
15、私房出租卷(PY7-3)逐卷鉴定,停租5年(含)以上且无违法违纪记录的列入销毁;有违法违纪记录的保管期限延长10年予以保留。
16、企业、事业单位管理卷(PY8)逐卷鉴定,重组、合并的保管期限延长10年予以保留;停产、倒闭、撤销5年(含)以上且无违法违纪记录的列入销毁。
17、撤管重点人口备查卷(PY10-1)逐卷鉴定,撤管人员已故满5年的保留外地处理法律文书,按30年保管期限组综合卷归案底管理卷并数字化,其他材料列入销毁。
18、其它备查卷(PY10-2)逐卷鉴定,有领导批示的或曾被调阅的卷宗、有明确对象的信访类卷宗、有调解书的或有上访记录的纠纷卷宗保留,按30年保管期限以卷归档,其他材料列入销毁。
三)户籍档案。
1暂住户口卷(PH2)逐卷鉴定,现仍暂住在本地的、5年内仍有暂住记录的和暂住期间被公安机关查处过的卷宗保留,其他材料列入销毁。
2居民身份证卷(PH4)逐卷鉴定,期满30年签发表内有人员健在的卷宗保留,其他材料列入销毁。
四、公安档案鉴定销毁的方法
(一)建立鉴定销毁组织。根据《档案法》及《档案法实施办法》相关规定,建立由单位(立档单位)分管领导、形成档案部门大队、所、队负责人和专、兼职档案管理员组成鉴定小组。同时邀请地方档案行政部门档案专家共同参与,根据鉴定的原则、标准对到期、超期的档案进行鉴定、审核。
(二)制定鉴定销毁方案。根据本单位档案保管现状,每年制定档案鉴定销毁工作方案,将组织领导、鉴定成员、工作目标、原则、鉴定类别、标准、责任单位、责任人、工作要求等纳入方案,确保按时、有序推进鉴定销毁工作。
(三)分组分类序时推进。将业务能手、档案专家、鉴定成员分成若干个小组,对三大类档案逐卷、逐件进行鉴定,并提出存毁意见;对有异议的卷宗,提交鉴定小组集体讨论决定存毁意见。
(四)严格销毁审批手续。对无保存价值列入销毁的档案逐卷、逐件登记造册,出具销毁报告,经局领导批准后销毁,销毁清册列入文书档案永久保存。
(五)留存档案重新整理。鉴定留存的档案按照原定类别重新整理归档,根据各类档案实际情况,单独组卷或组综合卷,填全封面、目录、页号、备考表,重编档号,装订、装盒、上架保存。并将案卷、卷内文件、案件、人员信息著录到档案系统,需数字化的档案逐份扫描加载,确保一线窗口和办案民警在线即时利用。
公安档案鉴定销毁是一项十分细致、繁琐的工作,必须大力宣传、广泛发动、统一认识;必须精心计划、严密组织稳妥推进;必须坚持原则、严守标准、确保安全。只有领导重视、各级支持、全警参与、循序推进、坚持不懈,才能有效解决档案只进不出和档案涨库问题。
 

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