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基于人力社保电子档案馆建设的实践与思考
作者:admin    文章来源:办公室    点击数:1090    添加时间:2014/7/13 9:12:32    【打印文章

 

 
基于人力社保电子档案馆建设的实践与思考
 
周子华
 
今年下半年,如皋市开始筹建人力社保电子档案馆,对系统内各单位纸质档案有计划地实行电子化。主要基于几个因素:一是标准化建设需要。纸质档案电子化是档案馆(室)达标定级的条件之一,体现了档案馆(室)建设质量和管理水平。二是业务管理需要。国家颁布了《社会保障服务中心设施设备要求》,人社部、国家档案局发布了《社会保险业务档案管理规定》,明确提出社保业务档案建设标准。三是保管利用需要。除永久保管的案卷外,社保登记业务档案保管期限分成100年、50年、30年等,且利用率高,电子化利于纸质档案的保管和查找利用,保障纸质档案安全。四是基础条件成熟。我市相继建立行政中心、市民中心,局机关及所属事业单位全部集中到“两中心”办公,共用一个中心机房,建有容灾备份系统,档案整合条件已趋成熟。
一、统筹推进电子档案馆建设
一是建立局主要领导挂帅的领导组。因该项目涉及到机关各科室和就业、居保、社保、医保、养老等多个单位,分管领导不同,业务单位均会站在部门的角度处理问题,而不能承担该项目重任。建立由局党委直接领导,主要负责人亲自抓,办公室牵头组织,信息中心负责项目建设的组织机制,能确保项目从计划立项到建成使用,如期竣工验收。
二是确立电子档案馆项目的建设原则。作为事业法人、财务独立核算的单位,都建有相对独立的档案室,但由于面积有限不符合“三分开”要求;档案类型复杂,种类较多,有常见的文书档案、会计档案,还有各类业务档案、退休职工人事档案以及劳动监察、劳动人事仲裁档案等,保管期限除永久外,定期分成了6个档次,从100年、50年至5年不等。尤其以各类业务档案居多,利用率高,且保管要求有别于文书档案。密级不同,各单位都存在有相应的密级档案资料。基于此,确立了“统一开发、分级使用;分步推进、确保重点;分开管理、各负其责”的建设原则。
三是与市档案馆电子化工程对接。从2010年始,我市档案馆已开始启动馆藏纸质档案电子化工程,要求各档案移交单位移交纸质档案同步移交数字文件。为保证我局永久及定期30年以上的档案顺利移交,在选择项目系统开发服务商上,主动与市档案馆对接,征询技术细节和项目开发标准、要求及相关需求细节等,拟定人力社保电子档案馆软件开发与数字化扫描服务需求书,明确提出软件开发要与市档案馆数字化系统做到无缝对接,确保导出数据完整、兼容,市档案馆可顺利接收。
当前,人力社保电子档案馆项目已完成立项和招投标工作,进入软件开发阶段。为确保项目顺利上马,选择了市养老保险处作为试点单位,先行开发退休职工档案系统,有计划地将近4万份离退休职工档案材料进行数字化扫描,录入电子档案馆信息系统。
二、电子档案馆项目面临的主要挑战
一是“两张皮”风险。我市实行统一、集中办公后,行政机关不再设立综合档案室,所形成的档案资料次年移交市档案馆,由其整理归档后列入所在单位全宗。而机关所属事业单位形成的档案由各单位自行保管。在此基础上建成的电子档案文件,存储于信息中心机房服务器上,与纸质档案相相分离。这种模式因纸质档案没有集中保管,与电子档案文件间形成了“两张皮”,由此会产生纸质档案材料与电子档案文件不一致的现象,甚至存在缺损风险。
二是数字扫描风险。从统计情况看,存在各单位纸质档案库存量大、分类方法不同、归档时间要求不一等问题,如企业职工社保登记档案,从上世纪80年代中期开始,档案分类方法从“年度——参保单位”发展到如今的“年度——日”,但随着网上申报工作的推进,日整理归档方法将调整为一季度或半年归档一次。此外,各归档单位还存在旬归档、月归档、半年归档和年度归档等问题,有时一个单位内部,几类档案的归档时间也不尽相同,给纸质档案数字扫描增加了工作量,亦会给服务商带来不小的工作难度。
三是档案价值风险。社会保险业务档案关系到参保人员的切身利益,参保人员往往最为关切。但在实践中,档案的价值鉴定与参保人员的需求形成落差。比如,《社会保险业务档案管理规定(试行)》(部第3号令)规定,医疗、失业、工伤、生育保险待遇支付类材料,是参保人员直接参与发生的,且量大,利用率高,但保管期限仅有10年。按此价值计,此类材料进入电子档案馆,会大量占用服务器空间,保存价值不大,但从参保人员关切的角度分析,仍有扫描录入进馆的必要。
三、完善举措高质量建成电子档案馆
一是完善档案管理组织体系。人力社保档案的重要性不言而喻。在当前编制偏紧、机构设置状况不可改变的前提下,尽可能实现集中保管的目标,即在局党委的领导下,建立由办公室牵头负责,各职能科室、业务单位为责任主体的档案管理体制,将各单位档案室由单位管理调整为办公室直接管理,档案管理人员随之划转,分门别类建设档案库房,避免各职能部门间交叉重复而造成的资源浪费,实现人力社保档案“管理一生、记录一生、服务一生”的管理目标。
二是完善档案管理配套制度。根据单位实际和档案材料形成的客观规律,重新制定全局统一的档案管理制度和归档分类目录,界定归档范围和保管期限,明确归档时间。完善档案整理归档业务流程,形成较为科学的整理、立卷、移交、扫描、装订、上架等程序,并明确各业务环节的职责和责任。健全鉴定销毁和考核制度,加强档案工作的管理和考核,对不及时移交、私留或扣押档案材料、丢失档案等的,要追究单位负责人和直接责任人的责任。
三是完善档案信息系统功能。着重完善两大功能:其一为档案密级功能,对各单位形成的档案,从系统权限上界定出可查找利用的范围和人员,所属档案管理人员不可查阅超越权限的电子档案资料,确保工作人员各司其责,严守档案的密级范围不扩散。其二为利用功能,档案的价值在于利用,在服务大厅内除设置固定的查阅利用窗口外,还要积极探索档案的利用途径和方法,可借助互联网,对某些业务档案予以开放,供参保人员自行查阅、使用,提高档案的利用效率。
四是完善档案队伍建设路径。选人上,要挑选思想品质好、综合素质高、严谨务实、爱岗敬业的人员担任档案管理员,并对其进行业务、纪律和制度培训,能有效地提高档案整理质量,又增强安全保密效果。业务上,制定统一的学习制度,将自学和集中学习结合起来,并安排档案管理员积极参加各级档案管理工作培训,通过学习和交流,促使政治素质和业务水平不断提高。管理上,要强化业绩考核,建立档案管理员专项业绩档案,督促工作人员不断养成超越自我的精神,同时实行档案库房间交叉、互动检查,定期对档案管理人员进行轮岗交流,尽可能减少管理风险。
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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